運営：㈱未来財務サポート、関連：小原会計事務所

invoxとは

勤怠管理システム、会計システム、給与ソフト、販売管理システム等様々なシステムがクラウド化され、幅広く利用されるようになってきました。

しかし、クラウドシステムに変更することで何がどのように変わるのか、日々の業務がどのくらい変化するのかというのは分かりにくいかもしれません。

ここでは実際にお客様へ導入した、クラウド請求書受領システム　invox（インボックス）についてレビューしていきたいと思います。

 

invoxはクラウド型の請求書受領システムです。どんな形式の請求書が届いても、99.9％正確にデータ化して、請求書の受取から入力・支払・計上業務を自動化することが可能です。

請求書をメール添付やデジタルインボイスで受け取る場合は自動取り込み、紙で受け取る場合はスキャンするだけで、どんな形式の請求書が届いても、AI OCRとオペレータが99.9％正確に自動でデータ化します。

インボイス制度と電子帳簿保存法に対応しながら、請求書の受取から入力・支払・計上業務を自動化する、業界最安水準の請求書受領システムです。

invoxのメリット・デメリット

弊社が感じたinvoxを利用することでのメリット・デメリットを簡単にレビューしたいと思います。

メリット

①必要な作業は請求書の読み込みと確認だけ

請求書を受け取った際の流れはどの会社も大きな違いはないと思います。

よくある相談内容としては、

①請求書を確認しながらの入力作業に時間が掛かってしまう。

②総合振込のデータ作成に時間が掛かってしまう。

③紙で来たり電子で来たりする為、過去の請求書を探すのに時間が掛かってしまう。

上記のような相談が多くあります。

invoxは紙で来た請求書はスキャンして読み込み、電子で来た請求書はドラックすることでデータ化することが可能です。

そして総合振込のデータ作成まで可能なため、できたデータをインターネットバンキングで取り込むことで総合振込まで完結します。

また、データとして請求書を蓄積していくため、過去の請求書を検索することで簡単に探すことが可能です。

②日々アップデートされて最新の法令にも対応

invoxはクラウド型の請求書受領システムです。そのため、他のソフトの連携や検索方法の追加など、新しい機能の追加が頻繁に行われます。その際の更新はすべて自動で行われるため、更新作業や何かをインストールする必要もありません。そのほか税制改定など最新の法令改定にも順次対応しています。

最近では、電子帳簿保存法の改正やインボイス制度の実施がありましたが対応しているため、自社での運用や対応に迷うことなく対応することが可能です。

新しい制度の実施や法改正が行われるタイミングで導入するのもよいかと思います。

③外部サービスと連携が可能

invoxは外部サービスと連携することが可能です。連携することで様々な利点があります。

マネーフォワードクラウド会計とはCSV連携が可能です。この機能はベーシックプラン以上からになりますが、invox受取請求書から請求書の仕訳データをCSVファイルとして出力し、マネーフォワード クラウド会計でinvox受取請求書から出力したCSVをそのまま取り込むことで仕訳が完了します。

出力したデータをそのまま取り込むことで業務の効率化と入力ミスの防止が可能になります。

 

デメリット

①インターネット環境に依存してしまう

invoxはクラウド型の請求書受領システムである為インターネット接続が必要です。

そのため、インターネット環境がなければ利用できません。接続状況が悪いとデータの処理速度が落ち、業務効率も落ちてしまう可能性があります。

②月額のコストがかかる

invoxは有料の請求書受領システムです。

プランによりますが、1か月当たり約1千円～約3万円の料金が掛かります。

プランによってできることに差がある為、必要なことができるプランを選ぶことが大切です。

また、オプションとして取引先に請求書の宛先を「invoxスキャンセンター」に変更していただくと、請求書の受取から開封、スキャンしてinvoxに取り込み請求書をデータ化、原本の郵送まで、invoxがまるごと代行してくれるものもあります。

③請求書のデータ化までに時間が掛かる

invoxではスキャンしたデータをAI-OCRと人間であるオペレーターのダブルチェックをしてデータ化します。

そのため読み込みの精度は99.9％ですが、データ化されるまでに時間が掛かります。

そのため、至急支払いが必要な請求書のデータ化する際には注意が必要です。

その場合は、スキャンする際にオペレーター確認をなしとしてスキャンすればすぐデータ化することが可能です。

 

上記のメリット・デメリットがあります。

実際に導入してみて

実際に導入させていただいた企業様からは、

・振込の際に気を使って金額を手入力していたが、ファイルを読み込むだけで振込が完了するようになり、時間も手間も大幅に削減することができた。

・過去の請求書を探すのが検索するだけで見つかる為、すごく楽になった。

・請求書を読み込ますだけで仕訳まで完了するため、会計入力の時間も減った。

等の声をいただきました。

実際にいろいろなクラウドシステムを導入させていただいていますが、一番反響の大きいシステムはこのinvoxかもしれません。

毎月の振込業務に課題を感じているのであればinvoxの導入を検討するのはありだと思います。

最後に

バックオフィス業務に時間がかかっている会社は多くあります。クラウドシステムを導入するとその時間を削減することができます。

クラウドの請求書作成システムの導入を検討している企業様、boardを導入してみてはいかがでしょうか？

もっと詳しい話を聞きたい方、導入を検討している方、どなたでもお気軽にご相談ください。

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