2019年4月から順次施行されている“働き方改革関連法”。確かに「言葉は知っているけれど、具体的に何をどう変えればいいのか…」と立ち止まっている企業様も少なくありません。

しかしながら、勤怠管理は単なる「出勤・退勤の記録」ではありません。実は、企業のコンプライアンス（法令遵守）を守り、従業員の健康を守り、さらには無駄な人件費を削減するための「経営の要」なのです。

本コラムでは、アナログ管理に潜むリスクから、システム導入で得られる劇的な変化まで、分かりやすく解説します。

 

1. そもそも「勤怠管理」の本質とは何か？

勤怠管理とは、単に従業員が会社に来た時間をメモすることではありません。具体的には、会社が従業員の労働時間、休憩時間、休日、休暇、遅刻、早退、欠勤といった状況を正確に把握・記録することを指します。

「信頼関係があるから、自己申告で十分」という考え方は、現代では非常に危険です。なぜなら、正確な記録がないと、適正な賃金の支払いができないばかりか、万が一の労使トラブルの際に会社を守る武器を失うことになってしまうからです。

 

2. アナログ管理が招く「3つの経営リスク」

 

一方で、タイムカードや紙の出勤簿、エクセルによる管理を続けている現場では、以下のような「見えないリスク」が積み重なっています。

2-1. 不正打刻と人件費のロス

まず、不正打刻による人件費のロスです。「遅刻しそうだから代わりに押しておいて」といった同僚間の代行打刻や、退社しているはずなのに残業代稼ぎのために遅れて打刻するケース。これらが常態化すると、実態のない労働に対して給与を支払うことになり、経営を圧迫します。

2-2. 「サービス残業」という名の時限爆弾

「始業前に勝手に仕事を始めている」「打刻した後に残業をしている」といった状況は、経営者が把握していなくても「黙認」とみなされれば労働基準法違反となります。万が一、過労死や健康障害に発展した場合、企業が負う社会的・金銭的責任は計り知れません。

2-3. 担当者を疲弊させる集計作業の沼

月末、何十枚ものタイムカードをエクセルに手入力し、残業代や深夜手当を電卓で計算する作業。この作業には膨大な時間がかかるだけでなく、人的ミスが避けられません。その結果、ミスが重なれば従業員からの不信感にも繋がります。

 

3. 勤怠管理システムで「現場」はどう変わる？

 

こうした課題を「仕組み」で解決するのが、クラウド型の勤怠管理システムです。導入によって、例えば以下のような劇的な改善が期待できます。

3-1. リアルタイムでの労働時間把握

• 見える化：今、誰がどのくらい働いているかが手元の画面ですぐにわかります。

  自動通知：残業時間が上限を超えそうな従業員には自動でアラート（警告）が飛びます。

  リスク回避：法律に抵触する前に先回りして対策を講じることが可能になります。

3-2. 有給休暇の義務化への完全対応

現在は、年10日以上の有給が付与される従業員に対し、「年5日の取得」が法律で義務付けられています。

（【厚生労働省】年５日の年次有給休暇の確実な取得　わかりやすい解説）

自動管理：一人ひとりの有給残日数や消化状況をシステムが正確に把握します。

漏れ防止：未消化の従業員をリストアップ。罰則（30万円以下の罰金など）を防げます。

3-3. 多様な働き方への対応

場所を選ばない打刻：スマホのGPS機能を使えば、テレワークや直行直帰でも正確に記録できます。

複雑な集計の自動化：フレックスタイム制やシフト勤務など、複雑な計算も一瞬で完了します。

4. まとめ：専門家と一緒に「攻めの勤怠管理」へ

 

働き方改革は、単に従業員を休ませるためのものではありません。無駄な業務を削り、正確なデータに基づいた経営を行うための「チャンス」です。

現在、アナログな管理で頭を抱えている担当者様、あるいはテレワーク導入で管理が難しくなった経営者様。まずは、「今の管理方法のどこにリスクがあるのか」を知ることから始めてみませんか？

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