岐阜の会社必見！経理担当者が辞めた時のリスクと対策3選。引き継ぎ失敗と属人化を防ぐ方法とは？

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岐阜の会社必見！経理担当者が辞めた時のリスクと対策3選。引き継ぎ失敗と属人化を防ぐ方法とは？

「長年勤めてくれた経理担当者が、突然辞めることになってしまって…」
これは、岐阜県内の経営者様からよく伺うお悩みです。なぜなら、経理は会社のお金の流れを管理するいわば「会社の血液」。その担当者が不在になることは、日々の業務が滞るだけでなく、経営そのものに深刻なリスクをもたらします。

このコラムでは、経理担当者の退職が引き起こす具体的な問題と、その対策を徹底的に解説します。後任探しに苦戦している経営者様、また、突然の出来事にどう対処していいか悩んでいる方へ、いますぐできる具体的な解決策をお届けします。

1. 経理担当者が辞めたときに起こる3つの具体的なリスク
2. 【退職決定後】業務を止めないために必須の「引き継ぎ」手順
3. 経理のプロが教える！退職問題解決のための2つの選択肢
4. なぜ？経理代行サービスに依頼すべき理由
5. まとめ：経理のプロに任せて、経営に集中する未来へ

1. 経理担当者が辞めたときに起こる3つの具体的なリスク

経理担当者の退職は、想像以上に大きな影響を会社に与えます。特に、以下の3つのリスクは経営者として必ず知っておくべきです。

リスク1：業務の停滞と資金繰りの悪化

経理業務は、入金や支払い、給与計算など、会社の活動を維持するために欠かせない日々のルーティンです。そのため、担当者が不在になると、これらの業務がストップし、資金繰りが不透明になる恐れがあります。

請求書の発行遅延: 請求書が発行できず、売上金が入金されない。
振込・支払いの漏れ: 仕入れ先や外注先への支払いが滞り、取引先の信頼を失う。
給与計算の遅延: 従業員への給与支払いが遅れ、社内の士気が低下する。

リスク2：税務・法務違反のリスクと会社の信用失墜

経理業務には、決算申告や税金の納付など、法律で定められた期限が多数存在します。これらが守られないと、会社は法的な罰則を受け、社会的信用を失うことになります。

決算申告の遅延: 期限内に申告できないと、延滞税や加算税が課される。
電子帳簿保存法の対応漏れ: 2024年1月からの電子取引におけるデータ保存の義務化など、最新の法改正に対応できず、企業のコンプライアンスリスクが高まる。
税務調査への対応困難: 突然の税務調査にも、経理資料が整理されていなければ適切に対応できず、問題が発覚する可能性がある。

リスク3：ブラックボックス化した経理業務とノウハウの喪失

中小企業の経理業務は、一人の担当者に依存し、その人にしかわからない「属人化」が起こりがちです。特に、長年勤務したベテラン担当者の場合、独自のExcelファイルや頭の中だけで業務が完結しているケースが少なくありません。その結果、引き継ぎが不十分なまま退職されると、業務のノウハウが失われ、後任者への負担が著しく増大します。

2. 【退職決定後】業務を止めないために必須の「引き継ぎ」手順

経理担当者の退職が決定した場合、後任の採用や外部委託を検討するのと並行して、現担当者が行うべき業務の引き継ぎ作業を直ちに開始する必要があります。しかし、何から手をつければ良いかわからないことも多いでしょう。ここでは、最低限行うべき引き継ぎの手順を解説します。

手順1：業務の棚卸しとマニュアル化

まずは、担当者が行っている業務をすべてリストアップ（棚卸し）します。「いつ」「何を」「どのように」行っているかを具体的に書き出してもらいましょう。例えば、月次業務（請求書発行、入金確認、給与計算）、年次業務（決算、年末調整）などです。そして、その手順を簡単なもので良いのでマニュアル化します。

手順2：データと資料の整理・共有

使用している会計ソフトのデータ、Excelファイル、紙の資料（契約書、請求書控えなど）がどこに保存されているか、明確にします。特に、パスワード管理や特定のPCにしか保存されていないデータは、後任者がアクセスできるよう共有設定を見直す必要があります。

手順3：引き継ぎスケジュールの策定

退職日までの限られた時間で、何を優先的に引き継ぐかスケジュールを組みます。もし後任者が決まっている場合は、並走期間を設け、一緒に作業をしながら教えるのが理想です。決まっていない場合は、経営者や他の従業員が一時的にでも対応できるよう、最低限の操作方法だけでも引き継いでもらう必要があります。

3. 経理のプロが教える！退職問題解決のための2つの選択肢

経理担当者が不在になった場合、経営者様には主に2つの選択肢があります。それぞれのメリット・デメリットを理解し、自社に最適な方法を選びましょう。

解決策1：自社で後任を探す（中途採用・求人募集）

「新しい経理担当者を採用すればいいのでは？」と考える方も多いでしょう。しかし、経理人材の採用には、多くの時間とコストがかかるのが現実です。

デメリット：

採用コストの増大: 求人広告費や採用活動にかかる時間、人件費など。
人材不足による採用の長期化: とりわけ、岐阜県のような地方都市では、都心部に比べて専門知識を持つ経理経験者の母数が少なく、採用活動が長期化しやすい傾向にあります。
育成コストと時間: さらに、新しい担当者に業務を教える手間と時間がかかり、その間、経営者が経理業務に時間を取られる。

解決策2：経理業務を外部に委託する「経理代行」

一方で、自社での採用が難しい場合、経理業務を外部の専門家に任せる「経理代行」が有効な解決策となります。

経理代行が「経理退職」問題を根本から解決する理由

業務が止まらない: なぜなら、経理のプロが複数体制で対応するため、担当者が不在になっても業務が滞りません。
採用・育成コストが不要: 新しい人材を探したり、育てたりする手間と費用をゼロにできます。
業務の標準化: 属人化していた業務が整理され、誰が担当してもスムーズに進むようになります。

4. なぜ？経理代行サービスに依頼すべき理由

専門家チームによる信頼と対応力

岐阜経理・記帳代行センターは、累計700社以上の支援実績と、約30名の専門家チームが連携し、企業のバックオフィスを強力にサポートしています。
そのため、担当者の交代や引き継ぎが発生しても、チーム全体で情報を共有し、高品質な対応を継続できます。これは、一人の担当者が対応するサービスにはない大きな強みです。