運営：㈱未来財務サポート、関連：小原会計事務所

boardとは

勤怠管理システム、会計システム、給与ソフト、販売管理システム等様々なシステムがクラウド化され、幅広く利用されるようになってきました。

しかし、クラウドシステムに変更することで何がどのように変わるのか、日々の業務がどのくらい変化するのかというのは分かりにくいかもしれません。

ここでは実際にお客様へ導入した、クラウド請求書作成システム　board（ボード）についてレビューしていきたいと思います。

boardはクラウド型の請求書作成システムです。見積書や請求書の作成はもちろん、営業管理、支払管理、売上見込の把握、キャッシュフロー予測など、中小企業・小規模事業者の業務や経営を一元管理し、効率化できるサービスです。

一般的な請求書作成サービスと、中堅向け業務システムやERP等との中間に位置するようなシステムで、「請求書作成サービスでは業務管理や経営管理が不十分だが、中堅向け業務システムやERPだと価格帯が高すぎて手が出しにくい」という中小企業や小規模事業者に最適な販売管理システムとなっています。

boardのメリット・デメリット

弊社が感じたboardを利用することでのメリット・デメリットを簡単にレビューしたいと思います。

メリット

①日々アップデートされ、カスタマイズも可能

boardはクラウド型の請求書作成システムです。そのため、他のソフトの連携や検索方法の追加など、新しい機能の追加が頻繁に行われます。その際の更新はすべて自動で行われるため、更新作業や何かをインストールする必要もありません。そのほか税制改定など最新の法令改定にも順次対応しています。

様々な項目がありますが、必要な項目以外は非表示にしたり、一覧画面で必要な項目のみ表示するといった会社ごとの対応も可能です。

②案件ごとの管理が可能

boardは案件ごとの管理が可能です。案件というのは、1つの契約や受注のことで、その1つの案件に紐づく見積書や請求書などの各種帳票を案件ごとにまとめて管理することが可能です。

案件ごとの管理が前提となっているので受注の管理をすることも可能になります。見積書を発行し、受注が決まれば発注書、納品時には納品書、納品が完了したら請求書を発行する。という一連の流れを管理できるため請求漏れ等の事故を起こしにくくすることが可能です。

また、定額請求をすることも可能です。そのため受注後にいつからいつまで請求するのかという期間を管理をすることで、毎月請求書のデータをコピーして作り直すといった作業をなくすことが可能です。

合算請求という機能もある為、同じ顧客に対して複数の案件を受注しているケースや定額請求で追加料金が発生するケースでは合算請求で請求書を1枚にすることが可能です。

③外部サービスと連携が可能

boardは外部サービスと連携することが可能です。連携することで様々な利点があります。

マネーフォワードクラウド会計とはCSV連携が可能です。boardの請求、支払データをマネーフォワードクラウド会計に取り込むための仕訳のCSVファイルとして出力し、マネーフォワードクラウド会計でそのまま取り込むことで仕訳が完了します。出力したデータをそのまま取り込むことで業務の効率化と入力ミスの防止が可能になります。

GoogleドライブやDropboxと連携することでboardで作成した書類PDFを自動的に連携したり、案件ごとにつけておきたい資料等の保存先を連携するため、容量を気にすることなく資料の保管が可能になります。

④外注や仕入などを案件に登録することで粗利が分かる

原価には仕入れや外注などのキャッシュアウトが伴う原価と、内部人件費のようにキャッシュアウトが伴わない原価の2種類が存在します。

一般的に、仕入れや外注などのキャッシュアウトが伴う原価は意識されていることが多いですが、内部人件費のようにキャッシュアウトが伴わない原価までは管理できていないといったケースが多いと思います。また、これらの原価は業務的に担当が異なるケースも多く、連携がスムーズにできていないケースもあります。

boardでは、発注管理：支払い管理まで行いたい仕入れ・外注などの管理

         　　　案件原価：支払い管理は不要で原価に金額だけ加算
の2種類の方法で登録できるようになっています。

上記2種類の原価を案件に登録することで「いくらの請求に対して、原価がいくらで、粗利がいくらである」ということが一目で分かるようになります。

デメリット

①インターネット環境に依存してしまう

boardはクラウド型の請求書作成システムである為インターネット接続が必要です。

そのため、インターネット環境がなければ利用できません。接続状況が悪いとデータの処理速度が落ち、業務効率も落ちてしまう可能性があります。

②月額のコストがかかる

boardは有料の請求書作成システムです。

プランによりますが、1か月当たり約2千円～約6千円の料金が掛かります。

プランによってできることに差がある為、必要なことができるプランを選ぶことが大切です。

また、有料ではありますがオプションとして書類の履歴を管理したり、書類で英語表記や外貨を扱えるようにする等のカスタマイズすることも可能です。

③在庫管理はできない

boardでは見積もり・請求・受発注管理・売上予測をすることが可能ですが、在庫管理をすることができません。

そのため、製造業や商社、卸業には向きません。

そのような業種には、過去にレビューしたflamというクラウド販売管理システムが最適です。

 

上記のメリット・デメリットがあります。

実際に導入してみて

実際に導入させていただいた企業様からは、

・顧客や売上情報など複数のExcelで管理していたが、一括管理することができて楽になった。

・今まで請求書作成と会計入力は別物だったが、boardに入力して請求書作成したり原価管理したものを会計ソフトに取り込む用のcsvに出力して会計ソフトに取り込むことで会計入力の作業時間が減った。

・売上や利益を集計せずとも一覧画面ですぐに把握することができるため、問題に気づきやすくリスクに対して早期に対応できる。

等の声をいただきました。

他にも、法改正などに伴う変更点があってもクラウド販売管理システムのため、自動アップデートされる点や請求書をメールで送ることができるため、印刷、封入、郵送作業が不要になる点などクラウド請求書作成システムを導入することで得られるメリットは大きいと思います。

最後に

バックオフィス業務に時間がかかっている会社は多くあります。クラウドシステムを導入するとその時間を削減することができます。

クラウドの請求書作成システムの導入を検討している企業様、boardを導入してみてはいかがでしょうか？

もっと詳しい話を聞きたい方、導入を検討している方、どなたでもお気軽にご相談ください。

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