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電子帳簿保存法って何？

電子帳簿保存法って難しそう、めんどくさそう。そう思っている方も多いのではないでしょうか。

ここでは電子帳簿保存法の概要を簡単にお伝えします。

今までは作成した帳簿や帳簿を作成するための請求書や領収書はデータになっているものも含めて、

すべて「紙」で保存しなければならないとされていました。

つまり、データを「いったん紙でプリントして保存」が今までの原則となっていたのです。

紙での保存は、整理・分類・保管・廃棄等に時間がかかり、保管場所を確保する等のコストがかかります。

データをわざわざ紙でプリントすることは、非効率な作業になります。

ネット取引が一般的になりつつあるこの時代には、紙での請求書や領収書を取引先から貰わないことも増えています。

そこで「データがあるものはデータで保存するためのルール化」を目的のために作られた法律が電子帳簿保存法（電帳法）です。

電子帳簿保存法により、企業は紙の帳簿や伝票を電子データに変換し、安全かつ正確に管理することで、

業務の効率化やコスト削減につながるメリットがあります。

一方で、法律違反による罰則も設けられているため、適切な管理が求められます。

このように、電子帳簿保存法は企業経営にとって重要なルールであり、正確かつ安全に情報を管理するために必要不可欠な法律です。

次に電子帳簿保存を導入した場合のメリットとデメリットを簡単にお伝えします。

電子帳簿保存導入のメリットとデメリット

電子帳簿保存のメリット

1.コスト削減

帳簿や取引書類は長期間の保管が必要です。紙での帳簿や取引書類の保管や管理にかかるコストを削減することができます。

紙やインク、ファイルなどの購入コストや、ファイリング作業の人件費、保管場所や書庫の維持管理コストなどが削減されます。

2.業務の効率化

電子帳簿保存システムを導入することことで帳簿の閲覧や検索が簡単になります。

また帳票の自動作成や集計処理など業務の効率化にも繋がります。

3.リスク回避

帳簿や取引書類を電子保存すると、紙での保存に比べてデータの改ざんや消失などのリスクを最小限に抑えることができます。

また、データのバックアップや災害時の復旧も容易になります。

4.環境への貢献

電子帳簿保存することで紙の使用量を減らすことができるため、環境への貢献に繋がります。

また帳簿の印刷や郵送などによるＣＯ2排出量も削減されます。

 

これらのメリットから、多くの企業や個人事業主が電子帳簿保存システムを導入しています。

また電子帳簿保存法によって、安全で信頼性の高い電子帳簿保存を実現することができます。

多くのメリットがある一方で、デメリットに感じることもあります。

電子帳簿保存のデメリット

1.セキュリティリスク

電子帳簿保存は、ハッキングやウイルス感染、内部不正などがあると重要なデータが盗まれ、改ざんされたりする可能性があります。

2.規制や法令の遵守

1. 電子帳簿保存には、電子帳簿保存法や税務法などの法令や規制があります。

2. 遵守するためには、システムの改修やデータの保全など、専門的な知識が必要となる場合があります。

 

これらのデメリットを軽減するためには、適切なセキュリティ対策を講じることや、

システムのバックアップやデータ復旧の準備を行うことが重要になります。

まとめ

電子帳簿保存法の導入により、企業のデジタル化への取り組みはますます加速していくと考えられます。

電子帳簿保存法に対応するためには、現状の会計システムが保存要件を満たしているのか確認し、

会計システム以外の販売管理システムや帳票管理システムの関連システム等も保存要件に対応できるのか確認し、

社内整備を見直していく必要があります。

保存要件に対応できない場合はシステムの導入や乗り換えを検討してみましょう。

電子帳簿保存法に対応したいけど、どうしたらいいのか分からない、業務量を増やしたくない、

システムの見直しをしたいけど何を導入した良いのか分からない等のお悩みやお困りごとはありませんか？

一度お悩みやお困りごとをお聞かせください。お問い合わせお待ちいたしております。

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