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勤怠管理の基礎知識

2019年4月1日より“働き方改革関連法”が順次施行されています。

そのため、働き方改革の一環として勤怠管理を見直したいがどのようにどこを見直せばいいのか分からないという方も多いと思います。
勤怠管理システムを導入することで勤怠管理の課題を把握して改善していくことができるかもしれません。

 

まず勤怠管理とは、会社が従業員の労働時間や遅刻早退、欠勤などの勤怠状況を管理することです。
勤怠管理を正確に行うことで労働時間の把握をして適正な賃金を支払うことができます。

主な管理方法としてはタイムカードや紙、Excelで作成した出勤簿、勤怠管理システムの導入が上げられます。
勤怠管理は会社の規模や業種に関わらず、ほとんどの企業で行わなければならない業務です。

しかしタイムカードや紙ベースでの管理の場合、手作業での集計によるミスや労力を負担に感じている担当者も少なくありません。

また、従業員の勤怠状況を把握できなければ、長時間労働による過労死や賃金の未払などの労務コンプライアンス違反の危険性も高まります。

このような状況を改善するために、従業員の勤怠状況を手間なく正確に管理できる勤怠管理システムの導入を検討する企業が増えてきています。

勤怠管理の課題と解決策

勤怠管理には課題が多々あります。

よくある課題としては、従業員による不正打刻が挙げられます。

不正打刻には遅刻しそうなときに既に出社している従業員に打刻してもらうケースや退社しているのにもかかわらず、残業代を稼ぐために勤務中の従業員に打刻してもらうケースがあります。
このようなことが続くと実際に働いていない分まで給与を支払うことになります。

また、本来の出退勤の時間に打刻していないというケースもあります。

これは始業時間前に出社して打刻せずに仕事をしていたり、打刻後に残業をしているというケースです。
すると長時間労働による 過労死や健康障害問題に発展しかねません。
またこのような管理状況では労働基準法違反とみなされ、従業員ではなく企業が責任に問われます。

この課題を解決してくれるのが勤怠管理システムです。

勤怠管理システムではクラウド型のサービスを導入して、勤怠管理をクラウド上で管理します。
複雑化する勤怠管理データを一元管理し、データの自動集計も行います。
ニーズに合わせて打刻方法を選択し、入力されたデータの管理することも可能です。
そのため業務の効率化を図ることができます。

また近年では働き方に対する世間の目も厳しくなっています。
そのため従業員の勤怠管理はとても重要なものになっています。
従業員の人数が多くなればなるほど勤怠情報を適切に管理するのが難しくなります。
勤怠管理システムを利用するとこの部分が改善されます。

また有給管理も勤怠管理をするうえで必要な管理です。
現在は有給休暇が10日以上付与される労働者に対して5日以上の有給休暇を取得してもらうことが義務付けられています。
そのためには従業員の有給休暇の取得情報を正確に把握する必要があります。

勤怠管理システムを使用すると、有給残日数や取得日数などをリアルタイムで確認でき有給を5日取得していない従業員を逐一把握することができます。
最近ではテレワークの普及が推進されているため、導入している企業も増えてきていると思います。

しかしそのうえで一番の課題になるのは勤怠管理が難しいということだと思います。
上司の目の届かない所で勤務するため、社員の勤怠情報を把握できません。

タイムカードや紙やExcelでの出勤簿の場合対応が難しいです。
勤怠管理システムを使用すると会社外でもスマホやＰＣで出退勤時刻の記録ができるため就労状況をリアルタイムで把握できます。

また残業時間や休日出勤の管理も可能になります。

勤怠管理システムの導入で出退勤の打刻の記録や労働時間をリアルタイムで把握、管理できるようになるため、勤怠管理が正確に短時間で行えるようになります。

労働時間の集計は自動化でき、残業時間や深夜労働時間、休日労働時間を表示する機能も搭載しているため給与計算に必要な情報を手で計算することなくすぐに表示することが可能です。

また、働き方改革で重視されている時間外労働の上限時間を超えないための機能として時間外労働状況を一覧にして画面で確認したり、アラーム通知を行ったりする機能もあります。
有給休暇や代休、振替休日などを管理する機能を搭載しているものも多くあるため、より働き方改革に即した勤怠管理が実現可能になります。

また企業独自の休暇の設定や時間、半日単位での休暇設定に対応したシステムもあります。
勤怠管理システムを導入することで出退勤の情報だけではなく休暇情報など勤怠に関わることを一つのシステムで管理することができるというのが勤怠管理ソフトの強みです。

まとめ

働き方改革の推進には適切な勤怠管理の実施は欠かせません。
現在抱えている問題点と改善方法を見つけるためには勤怠管理の見直しが必要です。

勤怠管理システムを導入することで問題点が改善される可能性があります。
現在、テレワークやフレックスタイム制度などの働き方が増えてきています。
それに合わせた労働時間の管理はとても複雑です。

勤怠管理システムを導入することで多種多様な勤務形態に対応できるだけではなく、残業時間のアラートや有給の管理、休憩時間の管理なども可能になります。

導入をご検討中の方は経理の専門家である私たちに一度ご相談ください。

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